Die Software nutzt die vorhandene Infrastruktur und erfasst Informationen aus verschiedensten Quellen, verarbeitet diese und leitet die Informationen in einen vorher definierten Workflow. Beispielsweise das angebundene Multifunktionssystem (MFP) dient als Scan-Terminal. Der Anwender loggt sich über das Display ein und greift auf sein personalisiertes Scan-Profil zu.

Alle Arten von Dokumenten können verarbeitet werden, einschließlich Bilder und Formulare. Diese können in eine Vielzahl von Formaten wie Text, durchsuchbare PDFs oder Word® umgewandelt werden. Funktionen zur Bildaufbereitung verbessern die Qualität von Dokumenten.

Die erfassten Informationen werden anschließend anhand des zuvor festgelegten Workflows verarbeitet. Als Scan-Ziel können Fax, E-Mail oder Netzwerkordner gewählt werden. Die Dokumente können in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert, an FTP-Sites oder an mehrere Ziele gleichzeitig übertragen werden.

Ob Rechnungen, Forderungen, Bewerbungen oder andere Formulare - die Scanlösung kann die Kosten dokumentenbasierter Geschäftsprozesse durch Automatisierung senken, die betriebliche Effizienz erhöhen, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften sicherstellen.